Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

Unternehmen digitalisieren heute nahezu alles: Angebote, Rechnungen, Verträge, technische Dokumentation – und trotzdem landen viele dieser Informationen irgendwo in Dateiservern oder Papierordnern.

Das Ergebnis: Man sucht ständig, findet selten das Richtige, muss Rückfragen stellen und ist sich nie ganz sicher, ob das Dokument wirklich aktuell ist.

PapyrusVault setzt genau hier an: als zentrales Dokumentenarchiv für Unternehmen, das sich in zwei Betriebsvarianten betreiben lässt:

  • Von uns gehostet, nur per VPN erreichbar
  • Direkt beim Kunden im eigenen Netzwerk – auf Servern, die wir liefern und betreuen

In diesem Artikel geht es darum,

  • was PapyrusVault konkret leistet,
  • wie sich die beiden Betriebsvarianten unterscheiden
  • und warum Sie damit die volle Kontrolle über Ihre Dokumente behalten – ohne Abhängigkeit von US-SaaS-Diensten.

2. Was PapyrusVault ist – und was es im Alltag löst

PapyrusVault ist ein digitales Dokumentenarchiv für Unternehmen, optimiert für:

  • Eingangsrechnungen und Belege
  • Verträge, Vereinbarungen, Protokolle
  • interne Dokumentation, Handbücher, Pläne

Statt Dateien in Ordnerstrukturen zu verstecken, funktioniert PapyrusVault nach dem Prinzip:

„Alles wird archiviert – und später in Sekunden gefunden.“

2.1 Kernbausteine von PapyrusVault

  • Volltextsuche mit OCR
    Gescannte PDFs und Bilder werden automatisch erkannt und durchsuchbar gemacht.
  • Tagging & Metadaten
    Dokumente bekommen Schlagwörter, Kategorien, Datum, Mandant, Projekt und weitere Metadaten.
  • Versionierung
    Änderungen bleiben nachvollziehbar – man sieht, was wann angepasst wurde.
  • Rollen & Berechtigungen
    Nicht jeder sieht alles. Zugriff nach Abteilung, Rolle, Projekt oder Mandant.
  • Eingangskanäle bündeln
    Scan-Ordner und Uploads – am Ende landet alles in einem zentralen Archiv.

PapyrusVault ersetzt kein ERP und keinen Mailserver – aber es löst das Problem, Dokumente strukturiert, revisionsnah und dauerhaft auffindbar zu speichern.

3. Sicherheits- und Datenschutzgedanke im Mittelpunkt

PapyrusVault ist explizit nicht „noch ein Cloud-Speicher mit hübscher Oberfläche“, sondern bewusst so gedacht, dass:

  • Datenstandort und Zugriffswege klar definiert sind,
  • kein öffentlicher Webzugriff nötig ist,
  • und das Unternehmen jederzeit Herr über seine Daten bleibt.

Deshalb bieten wir zwei Betriebsvarianten an, die beide auf maximale Kontrolle ausgelegt sind – aber unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

4. Variante 1: Gehostete PapyrusVault-Instanz – erreichbar nur per VPN

In dieser Variante betreiben wir PapyrusVault in unserem Rechenzentrumsumfeld und stellen Ihnen eine eigene, isolierte Instanz zur Verfügung.
Wichtig: Diese Instanz ist nicht öffentlich im Internet erreichbar, sondern nur über einen sicheren VPN-Zugang.

4.1 Vorteile der gehosteten Variante

Kein eigener Serverbetrieb beim Kunden

  • Keine Anschaffungskosten für Serverhardware
  • Keine Betriebsverantwortung für Strom, Klima, Hardwareausfälle
  • Kein Patchen des darunterliegenden Systems – das übernehmen wir

Zugriff von überall – trotzdem nicht öffentlich

  • Mitarbeitende im Büro, Homeoffice oder unterwegs greifen über VPN auf PapyrusVault zu
  • Die Instanz ist nicht „frei im Internet“, sondern nur für berechtigte Geräte sichtbar
  • Ideal für verteilte Teams, Niederlassungen und externe Geschäftsführung

Technische Verantwortung bei uns

  • Updates des Systems und der Anwendung
  • Sicherheitspatches und regelmäßige Wartung
  • Monitoring und Backups

Sie definieren, wer Zugriff hat und welche Rollen es gibt – wir sorgen dafür, dass die Plattform technisch läuft.

EU-Datenstandort und vertraglich klare Verhältnisse

  • Betrieb in einem Rechenzentrum innerhalb der EU
  • Klar geregelte Auftragsverarbeitung
  • Keine US-SaaS-Plattform, auf die Sie praktisch keinen Einfluss haben

4.2 Für wen eignet sich die gehostete Variante?

  • Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung oder mit wenig Kapazität für Serverbetrieb
  • Firmen mit verteilten Standorten, die trotzdem ein zentrales Archiv möchten
  • Organisationen, die bewusst kein System im öffentlichen Internet wollen, aber trotzdem ortsunabhängigen Zugriff benötigen

5. Variante 2: PapyrusVault auf Servern im eigenen Netzwerk

Die zweite Variante richtet sich an Unternehmen, die ihre sensiblen Daten ganz bewusst im eigenen Netzwerk behalten möchten – etwa aufgrund von internen Vorgaben, branchenspezifischen Anforderungen oder einfach aus Überzeugung.

Hier setzen wir PapyrusVault auf Servern auf, die:

  • in Ihrem Gebäude oder Rechenraum stehen,
  • von uns geplant, geliefert und eingerichtet werden,
  • und von uns remote betreut werden.

5.1 Vorteile der On-Premises-Variante

Daten bleiben physisch im Unternehmen

  • Dokumente liegen in Ihrem Netzwerk, in Ihrem Rack, auf Ihren Systemen
  • Kein externes Rechenzentrum, keine Abhängigkeit von externen Storage-Diensten
  • Besonders interessant für sensible Bereiche und Branchen mit hohen Anforderungen

Volle Integration in Ihre bestehende IT

  • Netzwerkkonzepte, VLANs und Backup-Strategien passen sich an Ihre Umgebung an
  • Schnelle Anbindung an Scanner, MFPs und Fachanwendungen im LAN

Performance im lokalen Netz

  • Große Dokumentenmengen und viele Scans lassen sich lokal sehr performant verarbeiten
  • Dokumente bleiben im internen Datenpfad, WAN- oder Internetbandbreite werden geschont

Betriebsmodell nach Wunsch

  • Sie können einen Teil des Betriebs selbst übernehmen (z. B. First-Level, einfache Checks)
  • Oder wir übernehmen Updates, Monitoring und Backups remote, ohne dass das System nach außen geöffnet wird

5.2 Für wen eignet sich die On-Premises-Variante?

  • Unternehmen mit klarer „Daten müssen im Haus bleiben“-Strategie
  • Firmen mit sensiblen Informationen oder strengen Compliance-Vorgaben
  • Betriebe mit vielen Dokumenten und hoher Scan-/Zugriffsfrequenz im lokalen Netz

6. Gemeinsamkeiten beider Varianten

Egal, ob gehostet bei uns oder on-prem im eigenen Netzwerk – PapyrusVault bleibt technisch dasselbe System mit demselben Ziel: Dokumente strukturiert, sicher und auffindbar zu machen.

6.1 Einheitliche, durchsuchbare Ablage

  • Volltextsuche über gescannte PDF-Dokumente und viele Dateitypen
  • Tags, Schlagwörter und intelligente Filter
  • Komfortable Ansichten nach Zeitraum, Mandant, Projekt oder Dokumententyp

6.2 Rechte- und Rollenmodell

  • Zugriff nur für berechtigte Personen
  • Abgrenzung z. B. nach Abteilung (Buchhaltung, HR, Geschäftsführung, Technik)
  • Optional getrennte „Mandantenbereiche“ z. B. für unterschiedliche Geschäftsbereiche

6.3 Revisionsnahe Ablage & Nachvollziehbarkeit

  • Versionen von Dokumenten bleiben erhalten
  • Änderungen sind nachvollziehbar
  • Löschkonzepte lassen sich an Aufbewahrungsfristen anpassen

6.4 Klarer Fokus: Dokumente – nicht „alles“

PapyrusVault ist kein All-in-One-Konstrukt, das versucht, ERP, CRM und Collaboration-Plattform gleichzeitig zu sein.
Es ist bewusst fokussiert auf das, was viele Unternehmen dringend brauchen:

Einen verlässlichen, aufgeräumten und sicheren Ort für alle wichtigen Dokumente.

7. Wie Sie zwischen den Varianten wählen können

Die Entscheidung „gehostet im Rechenzentrum“ oder „Server im eigenen Netzwerk“ hängt von einigen Kernfragen ab:

  • Datenstrategie
    Müssen bestimmte Dokumente zwingend im eigenen Haus bleiben?
    Oder ist ein EU-Rechenzentrum mit VPN-Zugriff eine gute Lösung?
  • IT-Ressourcen im Unternehmen
    Gibt es Menschen, die sich um Hardware, Strom, Klima und Grundmonitoring kümmern können oder wollen?
    Oder möchten Sie das komplett auslagern?
  • Standorte & Arbeitsweise
    Arbeiten viele Mitarbeitende remote oder in mehreren Niederlassungen?
    Wie wichtig ist LAN-Performance für große Dokumentenmengen?
  • Zukunftspläne
    Wollen Sie perspektivisch mehr Systeme aus dem Haus holen oder eher weitere Lösungen intern konsolidieren?

Wir unterstützen unsere Kunden dabei, diese Fragen nicht nur technisch, sondern auch betriebswirtschaftlich zu beantworten – und wählen dann die Variante, die zu Prozessen, Team und Strategie passt.

8. Fazit

Egal für welche Betriebsvariante Sie sich entscheiden – gehostet über unser Rechenzentrum mit VPN-Zugriff oder auf eigener Hardware im eigenen Netzwerk:

  • Sie schaffen einen zentralen, verlässlichen Ort für alle wichtigen Dokumente,
  • behalten volle Kontrolle über Datenstandort und Zugriffswege,
  • und reduzieren Suchzeiten, Medienbrüche und Papierablage spürbar.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!